L’inizio di questa guida suona come una provocazione, e infatti lo è. Quando ti avvicini al mondo delle stampanti multifunzione, che sia la prima o la centesima volta, hai sempre quella strana sensazione di muoverti in una giungla di offerte poco trasparenti e schede tecniche…troppo tecniche.
Per non parlare delle variazioni di prezzo: da poche centinaia di euro per una stampante usata a svariate migliaia di euro per la macchina per ufficio da ultimo grido. Ognuno tira acqua al suo mulino, generando estrema confusione nel potenziale cliente e una esperienza di acquisto davvero deludente.
Vogliamo provare a ribaltare le convinzioni che potresti aver maturato sino ad ora. La scelta di una stampante multifunzione non dipende dal prezzo o dalle caratteristiche in senso assoluto o dalla formula di utilizzo (noleggio, leasing, acquisto).
La migliore offerta per la tua prossima stampante multifunzione è quella che viene costruita attorno alla tua tipologia di lavoro e che meglio risponde alle specifiche necessità operative, fiscali e normative della tua attività.
Costruisci l’identikit della tua stampante multifunzione
È doveroso fare una premessa: dovrebbe essere uno specifico compito del tuo fornitore quello di ascoltare le tue esigenze, incontrarti e valutare i tuoi flussi di lavoro per proporti una soluzione su misura che semplifichi il tuo ambiente di stampa.
Già questo da solo basterebbe a farti risparmiare tempo nella ricerca. Purtroppo, la tua strada sarà costellata di semplici rivenditori di macchinari da ufficio piuttosto che di partner e consulenti attenti alle tue esigenze. Pertanto, vogliamo fornirti alcuni spunti di riflessione per procedere da solo nella ricerca e – magari – imparare a evitare la fregatura.
Da dove puoi iniziare a costruire l’identikit? Dalle giuste domande preliminari.
- Analizza le tue attività di stampa e la gestione dei flussi documentali
- Immagina come e se cambieranno le tue attività nel ciclo di vita della tua stampante.
- Calcola o stima il numero di stampe effettui in un mese.
- Valuta il numero di stampanti di cui hai bisogno.
1. Analisi di stampa e flussi documentali
La prima analisi ti aiuterà a riflettere sulle caratteristiche principali che ti servono in una stampante. Comincia a segnare le funzionalità assolutamente necessarie per la tua impresa. Queste rappresentano i requisiti minimi della tua stampante multifunzione ideale.
Se ad esempio sei il proprietario di una copisteria vicino all’università, hai bisogno di velocità di stampa per ridurre i tempi di attesa dei tuoi clienti e di conseguenza migliorare i profitti. Se hai una agenzia di grafica pubblicitaria, vuoi impressionare i tuoi clienti con la brillantezza dei colori e offrire diversi formati particolari delle tue stampe.
E se sei il manager di una multinazionale hai bisogno di controllare, stampare e dematerializzare un grosso volume di documenti per cui hai bisogno di migliori performance di scansione e funzionalità aggiuntive come fattori di autenticazione del personale e software di controllo di stampe e accessi.
2. Immagina la tua attività nei prossimi anni
La seconda analisi non è un semplice sforzo di fantasia, è molto più pragmatica di quello che pensi: ti inviterà a considerare le caratteristiche secondarie o accessorie che potrebbero servirti a medio-lungo termine.
Ricorda: a prescindere dalla formula (noleggio, leasing o acquisto) la stampante multifunzione è di solito un bene materiale con un ciclo di vita pluriennale (utilizzo medio di 5 anni). Parliamoci chiaro: anche in condizioni di chiara obsolescenza tecnologica, il cambio della stampante non è quel pensiero che ti affligge ogni giorno…fino a quando non ti crea un problema grave!
Quel problema che avresti potuto risolvere con una buona pianificazione a monte nella scelta della stampante multifunzione.
Ad esempio, sei una attività in rapida espansione? Valuta una stampante che ottimizza i workflow e che si integra bene nella tua rete aziendale. E ancora, le normative del tuo settore impongono un preciso trattamento dei dati? Cerca una stampante che sia già conforme al GDPR.
Gestisci dati sensibili e finanziari di rilievo? Scegli una stampante con moduli di sicurezza sempre aggiornati nel tempo, meglio ancora se integrati nel dispositivo, affinché tali aggiornamenti siano tempestivi o comunque automatici da parte della casa madre.
3. Stima il numero di stampe mensili
La terza analisi ti invita a pianificare i costi di gestione e gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria. Come?
A partire dal numero di stampe che effettui ogni mese.
Se disponi di una stampante multifunzione nuova, puoi trovare il numero di stampe che hai effettuato sinora direttamente sul contatore e dividerlo per i mesi che sono passati dal primo utilizzo.
1° scenario – Hai cominciato a utilizzare la stampante il 1° gennaio 2019 e a fine giugno leggi sul display 30.000 copie. Dividi 30.000 per i 6 mesi trascorsi e ottieni 5.000 copie in media per ogni mese di utilizzo.
2° scenario – La tua stampante è usata e il contatore non è affidabile o non è presente. Procedi con una stima a partire dagli acquisti di carta che hai effettuato. Così, se ad esempio hai acquistato e terminato 10 risme di carta da 500 fogli nel primo semestre 2019, significa che hai stampato circa 5.000 copie in 6 mesi, che corrispondono a 833 copie per ogni mese di utilizzo.
NOTA BENE – Per semplificare l’analisi, non abbiamo fatto distinzioni tra copie in bianco/nero e copie a colori. Rimandiamo al lettore gli approfondimenti sull’utilizzo dei colori nella propria attività.
Ma perché è così importante determinare questi numeri? Perché al crescere del numero di copie mensili:
- aumentano le probabilità di avere problemi tecnici relativi all’usura e fermi.
- aumentano gli approvigionamenti di consumabili di stampa come i toner.
- diminuiscono gli anni di vita della stampante.
Nel 1° scenario, con 30.000 copie al mese arriveremo a 1 milione e 800 mila copie in 5 anni. È fortemente indicato scegliere una stampante multifunzione che offra resa, affidabilità della macchina e che abbia toner e consumabili di lunga durata, per contenere i costi di stampa.
Nel 2° scenario, il numero di copie è così basso da avere un impatto trascurabile sulla tua attività.
L’analisi del numero di stampe mensili ti guida anche nella scelta della formula più conveniente, tra noleggio operativo, leasing finanziario e acquisto.
Un elevato numero di copie mensili ti farà propendere per formule a noleggio, che includono installazione, configurazione manutenzione, monitoraggio e approvigionamenti automatici dei consumabili. In questo caso, è chiaramente conveniente per te pagare un costo certo mensile e delegare completamente la gestione al tuo fornitore.
Un basso numero di copie ti farà propendere per l’acquisto o il leasing finanziario, poiché manutenzione e approvigionamenti diventano fattori poco incidenti sui tuoi costi.
4. Quante stampanti ti servono?
La quarta analisi ti farà ancora una volta ragionare sulla formula di utilizzo da scegliere. Difatti, se la tua attività ha bisogno di più stampanti multifunzione, allora aumentano:
- la probabilità di una interruzione di uno dei macchinari
- l’impatto negativo di un fermo
- il costo variabile e il tempo dedicati alla gestione e manutenzione
- il rischio patrimoniale in caso di danno, furto o rapina
In questi casi, la formula di noleggio tutto incluso diventa una ancora più valida come opzione. Valuta comunque l’azienda nel complesso: se puoi disporre di uno o più tecnici specializzati nella riparazione e manutenzione dei macchinari da ufficio, la formula di acquisto diventa improvvisamente percorribile.
