La scansione dei documenti direttamente in PDF ha permesso di risparmiare un enorme quantitativo di tempo nei processi aziendali. Tuttavia, un processo di archiviazione e dematerializzazione dei documenti può dirsi davvero completo ed efficiente solo se è possibile elaborare ed estrarre dati in modo veloce dai documenti che sono stati digitalizzati.
Viceversa, resterebbe solo un archivio meno voluminoso, ma assai complesso da analizzare. Per venire incontro a questa esigenza chiave, Kyocera ha sviluppato Scan Extension Kit, un’applicazione che puoi facilmente integrare nella tua stampante multifunzione per convertire i documenti aziendali in PDF ricercabili e modificabili, file word, excel e formati più particolari.
Cosa è Scan Extension Kit
Scan Extension Kit è un software di gestione documentale che aggiunge una serie di funzionalità alla tua stampante multifunzione quando effettui la scansione di un documento cartaceo. Grazie alla tecnologia OCR per il riconoscimento ottico dei caratteri, Scan Extension Kit ti permette di:
1. Trasformare i documenti scansiti in documenti PDF ricercabili e modificabili
2. Ricercare in modo veloce dati e informazioni dai PDF
3. Condividere i documenti digitalizzati in specifiche cartelle del tuo pc, in cloud o via mail
Guarda il tutorial video
Come convertire documenti in PDF ricercabili
Ecco i passaggi chiave (che trovi illustrati anche nel video precedente) per convertire in pochi secondi un documento cartaceo in un PDF ricercabile e modificabile con Scan Extension Kit:
1. Posiziona i documenti nell’alimentatore di documenti della stampante
2. Vai sul touch display e dal menù seleziona “Invia”
3. Seleziona la destinazione finale del documento tra cartella pc, cloud, mail
4. Seleziona “Formato File” per scegliere l’estensione del file e attiva la funzione OCR
5. Clicca “Ok” e premi il tasto START per avviare la scansione
6. Al termine della scansione, il file sarà disponibile nella cartella che hai scelto.
7. Il documento scansito è ora un file PDF ricercabile
Come convertire documenti in word, excel e altri formati
Puoi seguire la medesima procedura di sopra, con l’unica differenza che al punto 4. dovrai cambiare il “Formato file” nella estensione che desideri ottenere nella cartella di destinazione (word, excel o altro).
I vantaggi con Scan Extension Kit
- Archiviazione e dematerializzazione dei documenti cartacei
- Risparmio di tempo nell’elaborazione di dati
- Ricerca di informazioni direttamente nel documento digitalizzato
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Per tutto il mese di giugno 2019, Sviluppo Ufficio ti offre la possibilità di provare gratis e senza impegno le funzionalità di Scan Extension Kit per 15 giorni e di acquistarlo successivamente ad un prezzo di vantaggio. Un nostro consulente verificherà la compatibilità della tua stampante multifunzione con Scan Extension Kit e provvederà a installare il software da remoto.
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