Le potenzialità di una gestione documentale digitale e l’integrazione di nuovi workflow di lavoro si scontrano spesso con le abitudini aziendali che si sono consolidate negli anni. Facciamo il punto della situazione e analizziamo i vantaggi di una gestione elettronica strutturata e destrutturata per una azienda.
Un occhio alle aziende in Italia
Ci riferiamo ad un contesto infatti – quello italiano – nel quale le aziende sono ancora legate ad una gestione cartacea. In effetti, può sembrare un forte controsenso nell’era dei dispositivi elettronici, digitali e dei servizi in cloud.
Ci sono diversi motivi che alimentano lo scetticismo e rallentano l’introduzione di processi smart nelle aziende:
- l’idea – sbagliata – che la gestione digitale sia un costo e non una opportunità di risparmio del tempo
- la ridotta conoscenza delle reali potenzialità dei dispositivi di stampa di ultima generazione
- pochi corsi di formazione a imprenditori o dipendenti sui benefici di una gestione digitale
La gestione digitale dei documenti…in breve
La dematerializzazione di un documento è un processo di conversione dei documenti cartacei in documenti elettronici. Tutte le informazioni contenute nei documenti sono ora a disposizione dei dispositivi aziendali e possono essere così condivise in maniera più rapida e funzionale.
Tecnicamente, ogni pagina viene lavorata da un software di riconoscimento ottico (o OCR) dei caratteri, che trasforma l’output analogico direttamente in un file digitale. E così il documento cartaceo diventa automaticamente un documento digitale. Quest’ultimo infine, viene gestito, categorizzato, archiviato e condiviso in modo più efficiente.
Attraverso una particolare scansione ottica, ad ogni documento digitale viene attribuito un determinato valore legale, civile e fiscale, che rende il documento digitale a tutti gli effetti uguale a quello cartaceo. Questa procedura è nota come “conservazione sostitutiva” di un documento.
L’accesso ai documenti così conservati, può essere ristretto al personale indicato, garantendo anche la sicurezza dei dati.
Dematerializzazione destrutturata
A primo impatto, la dematerializzazione di un documento può sembrare una semplice conversione in PDF dei documenti cartacei e successiva conservazione in un archivio digitale.
Questa procedura, nota come dematerializzazione destrutturata o dematerializzazione 1.0, nNon è propriamente il tipo di risultato che ricerca una azienda. Difatti, i documenti gestiti in questo modo sono “statici”, cioè non possono essere modificati e revisionati.
In pratica possono essere gestiti solo parzialmente poiché vengono convertiti semplicemente in un file immagine che, come tale, non può essere elaborata dai sistemi informativi dell’azienda. Pertanto, la dematerializzazione destrutturata non esprime tutte le potenzialità legate all’innovazione digitale.
Dematerializzazione strutturata
La dematerializzazione strutturata – o dematerializzazione 2.0 – comporta una gestione più dinamica del documento elettronico, che si integra completamente nei processi informativi aziendali. I dati in esso contenuti possono essere elaborati e condivisi in automatico tramite sistemi aziendali.
È questo l’approccio che contribuisce a rendere le procedure aziendali più efficienti, sotto il profilo economico e logistico.
Per concludere, ecco un riepilogo panoramico dei vantaggi che offre la dematerializzazione di un documento:
- una maggiore ecosostenibilità
- creazione di procedure standard di riferimento
- una migliore tracciabilità e rintracciabilità dei documenti
- maggiore qualità nella gestione delle informazioni e dei flussi di lavoro
