Noleggio Stampanti: la guida completa per scegliere la tua prossima multifunzione

Per quale motivo il noleggio stampanti è la soluzione preferita da aziende e professionisti? Per darti una risposta completa ed esaustiva, abbiamo preparato una guida che possa fornirti tutti gli strumenti per valutare la formula della stampante a noleggio. Il nostro obiettivo è che tu abbia le idee chiare per affrontare una scelta consapevole e vantaggiosa per la tua attività.

È necessario fare una premessa di trasparenza: i benefici di una stampante a noleggio sono potenziali. Ciò significa che non andremo a presentarti il noleggio multifunzione come la migliore soluzione possibile, bensì ti inviteremo a riflettere sui pro e i contro per l’utilizzo di stampanti a noleggio nella tua azienda.

I vantaggi del noleggio stampanti aumentano al crescere dell’utilizzo della stampante multifunzione.

I dati: il mercato delle stampanti a noleggio

Partiamo dai numeri, il dato oggettivo per analizzare il modo in cui si muove il mondo delle imprese. Negli ultimi 36 mesi il mercato delle stampanti a noleggio ha fatto registrare un boom, una crescita annua a doppia cifra dei contratti a noleggio di beni strumentali come fotocopiatori e stampanti multifunzione.

Il noleggio multifunzione conviene? Forse non a tutti, ma a molti sì.

Al di là degli slogan, la crescita esponenziale del noleggio è in buona parta una conseguenza delle problematiche aziendali che l’imprenditore ha affrontato in passato con l’acquisto di una stampante multifunzione…e che per l’appunto il noleggio operativo risolve.

Prima di analizzare – una ad una – le criticità legate a una stampante multifunzione, approfondiamo le basi della formula del noleggio operativo.

Come funziona il noleggio stampanti

Il noleggio stampanti è un noleggio operativo di beni strumentali. Potresti aver sentito parlare anche di locazione operativa, leasing operativo o renting: sono tutti sinonimi che indicano il noleggio di stampanti multifunzione. Non dovrai confonderlo invece con il “leasing finanziario”, di cui evidenzieremo le differenze nel prossimo paragrafo.

Dal punto di vista operativo, il noleggio rappresenta un vero e proprio affitto della stampante. Dal punto burocratico, è uno strumento finanziario che consente l’utilizzo della stampante per un determinato periodo mediante il pagamento di un canone di servizio e senza acquisirne la proprietà, che resta in capo alla società di noleggio.

Differenza tra leasing e noleggio

Il fatto di pagare una rata mensile sia nel noleggio operativo che nel leasing finanziario potrebbe farli assomigliare. Non confonderti, sono due strumenti profondamente differenti! In questa sede, ci soffermeremo solo sulla principale differenza tra le due formule:

• Nel noleggio operativo, il cliente restituisce la stampante al termine del contratto, poiché non è previsto il riscatto del bene. Ribadiamo che il leasing operativo è un sinonimo di noleggio operativo.
• Nel leasing finanziario, il cliente concorda in sede di stipula dell’accordo una quota per il riscatto del bene e può esercitare l’opzione d’acquisto al termine del contratto.

Se sei interessato al confronto più dettagliato tra noleggio operativo e leasing finanziario, ti invitiamo a sfogliare gli altri articoli del nostro blog .

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Per approfondire l’argomento, leggi: Stampanti per ufficio, meglio il noleggio o l’acquisto?

Il contratto di noleggio di una stampante professionale

Quando ti viene proposto un preventivo, evita di guardare il contratto di noleggio stampanti come una semplice questione di prezzo. Valuta con attenzione la stampante professionale che ti viene proposta e tieni bene a mente che il noleggio stampanti è prima di tutto un servizio in cui la fotocopiatrice a noleggio rappresenta solo una parte del servizio.

Quali sono dunque i fattori che dovresti valutare quando ricevi una offerta di noleggio stampanti?

La durata del contratto di noleggio stampante

I contratti di noleggio per stampanti multifunzione hanno di solito le seguenti opzioni di durata: 24 mesi, 36 mesi, 48 mesi, 60 mesi e 72 mesi. Sulla base della nostra esperienza, consigliamo una durata contrattuale di 60 mesi per 3 validi motivi:

1. fiscale: sfrutti a pieno la deducibilità fiscale del bene strumentale.
2. economico: ottieni il miglior prezzo per il canone mensile di noleggio.
3. strutturale: il ciclo di vita ideale di una stampante multifunzione è circa 60 mesi (o comunque 1 milione di copie effettuate). Quest’ultimo punto ha comunque una bassa rilevanza per chi non è proprietario del bene.

Nei casi più particolari, noi di Sviluppo Ufficio proponiamo anche formule di noleggio a breve termine della durata di 12 mesi.

Il costo della stampante a noleggio: il canone mensile

Il noleggio operativo consiste in due tipologie di servizio: il primo è il noleggio della multifunzione, il secondo è il contratto di assistenza. La somma dei due servizi compone il canone mensile del noleggio della stampante.

Il contratto di noleggio può essere un accordo tra due parti:
– tu e una società di servizi finanziari, a cui verserai il canone mensile totale
– tu e il tuo fornitore, a cui verserai il canone mensile totale

Oppure può essere un accordo a tre dove tu versi:
– il canone mensile del noleggio multifunzione alla società di servizi finanziari
– il canone mensile del contratto di assistenza al tuo fornitore

In quest’ultimo caso, ti troverai dunque a firmare due contratti differenti, uno con la società di servizi finanziari e uno con il tuo fornitore. Tutto ciò non dovrebbe spaventarti.

Cosa include il canone mensile di un noleggio stampanti

Esistono benefici classici, che puoi trovare nella gran parte dei contratti a noleggio e benefici specifici, che dipendono strettamente dalla professionalità del tuo fornitore. Passiamo in rassegna i benefici classici:

• Consegna dedicata: il trasporto della stampante multifunzione e il suo posizionamento al piano.
• Installazione gratuita: si intende l’installazione e la stesura del verbale di collaudo.
• Configurazione gratuita: è l’interfacciamento in rete della stampante da ufficio e include la connessione alla rete, la configurazione del server e delle code di stampa, l’installazione dei driver di stampa e la formazione di base per il personale deputato alla gestione e all’utilizzo della stampante multifunzione.
• Assistenza tecnica ordinaria e straordinaria: ti viene assicurata la fornitura del materiale di consumo e i pezzi di ricambio sia in caso di usura che in caso di guasto con un intervento entro 4 ore dalla chiamata.
• Copertura assicurativa: il noleggio è uno strumento che copre gli eventi come furto, incendio e danni accidentali. Questi ultimi non sono affatto eventi rari: si pensi ai danni ad un pezzo delicato e costoso come la scheda elettronica a seguito di inaspettati sbalzi di tensione all’impianto elettrico dell’ufficio.

La preparazione del tuo fornitore di stampanti

Oltre a questi benefici classici, dovresti valutare anche i benefici specifici che dipendono strettamente dalla professionalità e dalla serietà del tuo fornitore di stampanti. Cosa proponiamo in più noi di Sviluppo Ufficio all’interno del contratto di noleggio?

• Analisi preliminare (Audit): come detto in precedenza, nel caso di un noleggio, il tuo fornitore è un consulente che valuta lo scenario attuale della tua azienda per proporti un modello di stampante multifunzione e un contratto di assistenza specifici per te e l’utilizzo reale che fai della stampante allo scopo di ottimizzare i costi.
• Assistenza qualificata: operiamo nel mondo delle stampanti da oltre 20 anni e i nostri tecnici sono certificati da Kyocera come una eccellenza nell’assistenza e riparazione di stampanti Kyocera (uno dei pochiKyocera Excellence Point).
  
• Monitoraggio stampanti da remoto 24/7: prevede l’installazione sulla stampante di software di controllo dei consumi in modo da rilevare il toner in esaurimento e fornirti il reintegro o approvigionamento automatico dei toner.
• Notifica Real Time: il monitoraggio del parco macchine ci permette di conoscere in tempo reale i malfunzionamenti delle stampanti e di intervenire in modo predittivo in caso di usura, nonché mirato e tempestivo in caso di rottura.
• Supporto da remoto: gestiamo le richieste di assistenza via web in modo intuitivo e veloce direttamente dal nostro sito. Nei casi legati a impostazioni e configurazioni software, il nostro staff potrà risolvere la tua problematica direttamente da remoto, annullando di fatto le conseguenze di un fermo macchina.

Il noleggio permette di delegare completamente le problematiche di una stampante. Non a caso si utilizzano spesso le locuzioni “noleggio full service” o “noleggio senza pensieri” per indicare il noleggio operativo.

Il costo copia delle eccedenze

Il contratto di assistenza viene stipulato per consentirti di stampare un volume prestabilito di pagine bianco/nero e a colori. Di solito, i contratti a noleggio partono da una copertura mensile di 1000 pagine bianco/nero e 100 pagine a colori per arrivare a personalizzazioni più spinte.

Quando il numero di copie mensili viene sforato si parla di eccedenze, le quali vengono calcolate con il sistema di monitoraggio del parco macchine e dei consumabili. Le eccedenze vengono fatturate a parte al noleggiante e vengono addebitate come costo extra. Pertanto, devi prestare attenzione a questo numero per evitare sorprese.

Le eccedenze bianco/nero avranno un costo per copia differente (più basso) rispetto alle eccedenze a colori. Anche in questo caso, al fine di ottimizzare i costi è determinante la professionalità e l’approccio consulenziale del tuo fornitore di stampanti.

Un fornitore può monitorare le tue stampe e i tuoi consumi allo scopo di fornirti report dei consumi che ti fanno comprendere i tuoi sprechi. Dopo aver analizzato il comportamento del tuo parco macchine per un lasso di tempo affidabile, il fornitore attento e onesto propone una rimodulazione del contratto in essere con un contratto che tenga conto dell’effettivo utilizzo delle stampanti.

Costo fisso vs. costo variabile

Adesso che conosci la natura del noleggio operativo, hai anche più chiaro il motivo per cui il noleggio stampanti sia considerato un “costo fisso” o – più correttamente – un “costo certo”.

Il costo fisso infatti non è un vantaggio in senso assoluto! Se ad esempio effettui 300 stampe mensili in bianco/nero e 25 a colori, il costo fisso di un noleggio stampanti potrebbe essere per te davvero problematico.

Il “costo fisso” è un vantaggio relativo. Un vantaggio che aumenta al crescere del parco macchine, dell’utilizzo delle stampanti e della manutenzione conseguente all’usura. È qui che l’odiato “costo fisso” diventa un vantaggioso “costo certo”.

Ecco i casi in cui hai senz’altro un vantaggio dal “costo certo” del noleggio stampanti:

• hai bisogno di delegare completamente la gestione della stampante multifunzione.
• hai più stampanti multifunzione che aumentano la probabilità di un fermo o di un intervento di manutenzione.
• il tuo volume di stampa mensile è superiore a 1000. Al crescere delle copie aumentano sia le problematiche tecniche relative all’usura che gli approvigionamenti.
• non vuoi o non puoi dedicare tempo alla ricerca di una soluzione, in altre parole cerchi un interlocutore unico per installazione, configurazione, assistenza, ricambi e approvigionamento consumabili.
• vuoi risolvere il problema in modo mirato, meglio se predittivo. Nel noleggio, il fornitore conosce l’anzianità della macchina e le problematiche pregresse, monitora le performance da remoto e riceve le notifiche di malfunzionamento.
• la tua attività non ti consente fermi macchina prolungati.

È bene ricordare che esistono situazioni (e non sono poche) in cui il costo variabile di un acquisto è preferibile, poiché inferiore al costo fisso di un canone di noleggio.

Si pensi ad una attività che faccia un utilizzo basso della macchina (meno di 1000 stampe al mese) o una grande impresa che disponga di un reparto tecnico impiegato al controllo e alla manutenzione del parco macchine.

Tuttavia il costo finale della stampante di proprietà dipenderà molto dalla resa del singolo macchinario, che è un parametro assolutamente imprevedibile. In uno scenario benevolo, i tuoi costi saranno attutiti (ma non il tempo che avrai dedicato alla gestione della macchina). In uno scenario difettoso, i tuoi costi diventeranno enormi.

Scegliere la migliore stampante multifunzione

La migliore stampante multifunzione è quella che risponde meglio alla tua tipologia di lavoro e alle specifiche necessità operative, fiscali e normative della tua attività.

Prima ancora di guardare il costo della stampante, prima ancora di innamorarti dei modelli di fotocopiatrici dal design più accattivante, prima ancora di lasciarti impressionare dalle funzionalità rivoluzionarie delle ultime stampanti multifunzione, bada alla sostanza della tua attività quotidiana, ai consumabili, alla manutenzione e ai tuoi specifici flussi di lavoro.

Ecco alcune delle domande iniziali che dovresti porti:

• quali sono i formati delle mie stampe?
• quante stampe mensili produco in bianco e nero? E a colori?
• ho bisogno di velocità di stampa elevate o è ininfluente?
• come deve essere la qualità delle stampe a colori?
• chi gestisce manutenzione, riordino toner e consumabili?
• cosa mi comporta un imprevisto alla stampante?
• quante persone accedono alla stampante e per quali funzioni?
• devo limitare l’accesso del personale alla stampante?
• mi servono altre funzionalità (es. scan, gestione documentale e automazioni)?
• quanto mi costa oggi la stampante? Posso ottimizzare i costi?

In altre parole, devi analizzare l’utilizzo reale del tuo parco macchine e costruire l’identikit della migliore stampante multifunzione per te. In gergo tecnico, questa analisi preliminare si chiama Audit e dovrebbe essere uno dei compiti iniziali del tuo fornitore di stampanti multifunzione a noleggio.

Ti aiuterà non solo a vedere meglio il tuo scenario attuale, ma anche a comprendere la professionalità del tuo fornitore. Ricorda che in un contratto di noleggio multifunzione, il tuo fornitore dovrebbe essere il consulente che monitora costantemente i tuoi consumi e ti consiglia le strategie per abbattere i costi.

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Leggi anche: La stampante multifunzione perfetta per te

I vantaggi del noleggio stampanti multifunzione

Il noleggio è uno strumento flessibile

Molti credono che il noleggio sia uno strumento statico che lega il noleggiante a un pagamento pluriennale. Non è propriamente così quando hai un fornitore che è anche partner tecnologico. Il noleggio è infatti un contratto personalizzabile, dove inserire nuovi beni e rimodulare il contratto di assistenza per il tuo reale utilizzo.

Non hai gestione dell’asset

La stampante a noleggio non è un cespite di proprietà aziendale, non viene iscritto a bilancio e non accresce lo stato patrimoniale. Non dovrai gestire costi imprevisti sulle manutenzioni, non dovrai avere un magazzino per la scorta di toner e consumabili.
Al termine del noleggio, puoi decidere se prolungare il contratto, cambiare la macchina o restituirla.

Non dovrai occuparti della permuta della macchina e del magazzino o dello smaltimento dei beni, che rappresentano i classici costi invisibili della stampante di proprietà.

Migliori il cash flow finanziario

Il contratto di noleggio ha due effetti che migliorano il tuo flusso: genera cassa nell’esercizio e non immobilizza i capitali come accade nell’acquisto. La stipula del noleggio stampanti ha costi trascurabili e non prevede di solito anticipi o maxi-canoni. Dopo aver firmato il contratto, hai costi certi e programmati, e puoi destinare i tuoi budget più serenamente ad altre attività.

Accedi ai benefici fiscali

I canoni di noleggio sono deducibili ai fini IRES e IRAP e il canone mensile è un puro costo operativo detraibile.

Il fotocopiatore a noleggio è assicurato

In base alla polizza, il fotocopiatore a noleggio è coperto da danni e imprevisti che possono accadere. E che sono tanto più probabili quanto più lungo è l’utilizzo.

Ottimizzi i costi di gestione

Nel noleggio di multifunzioni, stampanti o fotocopiatrici hai un interlocutore unico per il dispositivo, per i materiali e l’assistenza. Elimini tutti gli altri costi e il tempo nella gestione dei rapporti con diversi fornitori.

Hai i reports in tempo reale che ti danno l’esatta dimensione di quanto stampi e quanto spendi per ogni pagina stampata. Con altri software di gestione documentale puoi sapere anche chi stampa e come limitare gli sprechi.

Hai una stampante al passo con i tempi

Il noleggio è studiato proprio per i beni strumentali come le stampanti multifunzione che hanno un ciclo di vita breve e rischiano una rapida obsolescenza tecnologica, un pò per usura, un pò per il repentino rinnovamento di modelli e funzionalità.

Con il noleggio hai sempre due strade: attendere la fine del contratto per richiedere stampanti di nuova generazione oppure adeguare il canone per ottenere una stampante multifunzione più recente prima della scadenza del contratto.

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Noleggio fotocopiatrice: prezzi e preventivo

In questa ampia panoramica abbiamo evidenziato come la scelta di una stampante multifunzione non sia solo una questione di prezzo o di modello. Il punto da cui partire è l’utilizzo per comprendere anzitutto se il noleggio di una stampante sia la formula corretta.

A quel punto, i prezzi di un noleggio fotocopiatrice dipenderanno per una parte dal modello selezionato e dall’altra dal contratto di assistenza. D’altro canto, il vero parametro per comprendere il costo di una stampante a noleggio è il “numero di copie mensili bianco/nero e a colore”.

Al crescere di quest’ultimo numero, aumenterà di conseguenza il tasso di usura e con esso il costo del contratto di assistenza e il canone mensile totale. L’abilità del tuo fornitore di stampanti a noleggio è riuscire a trovare il compromesso migliore per te e proseguire l’analisi nel tempo per ottimizzare ancora i tuoi costi.

Autore: Antonio Graziano